Η σύσκεψη πραγματοποιήθηκε υπό την προεδρία του αρμόδιου Αντιδημάρχου για θέματα Πολιτικής Προστασίας κ. Δημήτριου Θεοφανίδη, στην αίθουσα Σχεδιασμού & Αντιμετώπισης Εκτάκτων Αναγκών της Πολιτικής Προστασίας του Δήμου Φλώρινας.
Συμμετείχαν ο Διοικητής του τμήματος Τροχαίας κ. Δημήτριος Γκίνης, ο Διοικητής της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας Φλώρινας κ. Δημήτριος Τσουμάνης, ο εκπρόσωπος της Δ/νσης Δασών Φλώρινας κ. Παναγιώτης Παπαϊωάννου, ο εκπρόσωπος της εθελοντικής ομάδας «Λέσχη Ειδικών Δυνάμεων Φλώρινας» κ. Λάζαρος Τουσουνίδης, η Προϊστάμενη του τμήματος Πολιτικής Προστασίας Π.Ε. Φλώρινας κα Ευθυμία Κολίτση, ο Προϊστάμενος της Δ/νσης Τεχνικών Υπηρεσιών Δήμου Φλώρινας κ. Δημήτριος Παπαναστασίου και ο Αναπλ. Προϊστάμενος του Αυτοτελούς τμήματος Πολιτικής Προστασίας Δήμου Φλώρινας κ. Δανιήλ Στεφανόπουλος.
Οι παρευρισκόμενοι εκπρόσωποι των φορέων ενημερώθηκαν για τα προπαρασκευαστικά μέτρα και δράσεις Πολιτικής Προστασίας του Δήμου Φλώρινας, που συμβάλλουν στην ετοιμότητα του ανθρώπινου δυναμικού και των μέσων που διαθέτει για την αντιμετώπιση εκτάκτων αναγκών και την άμεση/βραχεία διαχείριση συνεπειών από την χιονοπτώσεων και παγετού.
Συγκεκριμένα έγινε εκτενής αναφορά:
- στο σχέδιο Αντιμετώπισης Εκτάκτων Αναγκών και Άμεσης/Βραχείας Διαχείρισης Συνεπειών από την εκδήλωση χιονοπτώσεων και παγετού του Δήμου Φλώρινας με κωδική ονομασία «ΒΟΡΕΑΣ 2»,
- την πληροφόρηση και ευαισθητοποίηση των πολιτών,
- του τρόπου επικοινωνίας και ροής πληροφοριών μεταξύ των εμπλεκόμενων φορέων,
- στα διαθέσιμα μέσα και υλικά για την αντιμετώπιση χιονοπτώσεων και φαινομένων παγετού,
- την μεθοδολογία της χειμερινής συντήρησης ορεινών τμημάτων του δημοτικού οδικού δικτύου,
- τις δυνατότητες ενεργοποίησης και αξιοποίησης εθελοντών.
Επίσης όλοι οι εκπρόσωποι των φορέων συμμετείχαν στη συζήτηση καταθέτοντας το επίπεδο ετοιμότητας του φορέα που εκπροσωπούσαν, προσθέτοντας εύστοχες και χρήσιμες παρατηρήσεις σε ότι αφορά την αντιμετώπιση έντονων καιρικών φαινομένων και για την επίτευξη του μέγιστου δυνατού επιπέδου συνεργασίας των εμπλεκομένων φορέων.
Μετά από διαλογική συζήτηση και με βάση τα μνημόνια ενεργειών που έχει συντάξει ο Δήμος Φλώρινας, τη νομοθεσία και τις οδηγίες των εγκυκλίων και ιδιαίτερα τις εισηγήσεις των συμμετεχόντων, καθορίστηκαν και αποσαφηνίστηκαν οι ενέργειες του κάθε φορέα και οι απαραίτητες συνεργασίες, με στόχο να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος των επιπτώσεων από έντονες χιονοπτώσεις ή χαμηλές θερμοκρασίες (παγετός).
Ακολουθήστε το 
